今月は仕事が立て込んで、忙しい思いをしています。
普段から時間管理、タスク管理を意識して取り組んでいるので、あまり「忙しい」という言葉は使いたくないのですが、それでも圧倒的にリソースを上回る仕事量、スケジュールになってくると、身体的、精神的にきついものです。
睡眠時間が削られると、パフォーマンスが落ちるので頭が回らず、生産性は落ちます。
タイトなスケジュールで仕事を回すことになるとストレスフルになります。
それでもしっかりと成果を出さないといけない。
そんな状況ではありますが、そんなときこそ気をつけたいポイントをつらつらと書いてみたいと思います。
忙しいときの仕事術
仕事と休みのメリハリをつける
忙しいからといって一番やってはいけないのが、ダラダラと仕事をすること。残業時間になってからエンジンがかかるようではいけませんし、夜の時間というのは、無限に時間があるように感じられて生産性が高まりません。
ですから、たとえ仕事がすべてが終わっていなくても、リミットを決めて帰るようにしています。そして大切なことが土日は絶対に仕事をしないこと。「土日でやればいいや」と思ってしまうと、気持ちが緩んでしまいますし、平日の生産性が高まりません。
土日で気分転換できれば、月曜日から気持ちを新たに臨めますが、土日も中途半端に使ってしまうと、気持ちの切り替えができません。
だから、平日は無理してでもやりますが、土日は絶対に仕事をしないようにしています。やるときはやる、休むときは休む。このメリハリが大事です。
忙しくても雑務はしっかりやる
忙しいからといって、日常の雑務が疎かになっては負のスパイラルに突入してしまいます。
ごみ捨てや掃除などですね。
ここらへんが適当になってしまうと、職場環境が悪くなりますし、気分も良くありません。
ですから、ゴミ捨ても定期的にやったり、掃除もきっちりします。それから、コピー用紙がなくなってしまうと、作業が中断してしまうことになるので、なくなってから補充するのではなく、朝イチで満タンにしておいて、予備のコピー用紙も置いておきます。
そうすれば、他の人の手間を煩らわせることもありませんので、職場全体がうまく回ります。
何はなくともまず初動
忙しいということは、当然時間が限られていて切羽詰まっているわけですから、どうしようかと迷っている暇はありません。
必要なこと、ほしい資料、関係者への聞き取りなど、上司が必要だと言えばすぐに用意しなくてはなりません。すぐにです。
あれこれ迷っていてはいけません。
反応を早めるとでもいえるのでしょうが、それだけ早くできれば、仕事が早く回りますし、判断を早めることができます。だから迷っている暇があるんだったら、すぐにやりましょう。
５割でいいからさっさとアウトプットする
時間に余裕がない中で仕事を進めなければならないときに、自分で仕事を抱え込んでいても良いことはありません。
最終的には上の人間が決めることですから、未知のものに取り組むときは、まずは100%を目指すのではなくて、完成形でなくてもいいので、まずは形にすることです。それは５割くらいでいい。
とにかく叩いて、叩いてものにする。ホームランを狙うのではなく、シングルヒットを狙う。セーフティーバントでもいいくらい。とにかく前に転がすこと。
自分が100%だと思っていても、そもそもの方向性を間違っていれば、周りから見れば30%くらいになることもあります。
ですから、自分の中で勝手に決めた完成形を目指すよりも、まずはモノを出して、そこから詰めていくようにするのが良いです。
電話対応は後にする
仕事が詰まっているときに一番厄介なのが、電話対応です。人から聞かれることが多いと、いちいち作業が中断してしまいますし、なんといっても時間を取られる。
いま最優先の課題をやっているわけですから、それよりも大切な仕事はありません。ですから、後にしてもらうか、少しの時間ができたときに、こちらからかけ直すようにします。
断ることを重視すると、仕事を一気に進めることができます。
最終形はイメージしておく。あくまでゴールありき
ボトムアップで仕事を進めると、手をつけやすそうなものから取り組んでしまいます。それは優先順位をまったく無視した進め方になってしまいます。
ですから、大切なのが目の前のことだけをこなすのではなく、一歩前を見た上でどこをゴールにするかです。
つまり逆算して仕事を進める。ゴールを決めてから、何をすべきかを明確にすると、やることがはっきりしますし、無駄な作業をしなくてすみます。
途中でマイルストーンを打っておき、この時期までにここまで進めておく、ここが大切な時期なので、それまでに手を打っておくなど、やるべきこととその時期が明確になります。
最終的な落としどころというのは決めておくとベストです。
体調管理はしっかりとする
こんなときに体調不良で離脱してしまうと残念なことになります。自分の仕事は溜まりますし、周りの人に迷惑をかけてしまうかもしれません。
だから体調管理をしっかりしましょう。体は資本です。常にベストパフォーマンスを発揮できるように。
基本的な生活習慣を守りつつ、食事と睡眠を十分にします。
食べ過ぎないってことはもとより、あまりコンビニに依存しない方がいいでしょう。栄養のバランスが悪いですしね。
コンビニ弁当で腹を満たすくらいなら、家から自分で握ったおにぎりを持ってくるか、ぼくの場合は、弁当箱にごはんを詰めて、インスタントの味噌汁で夜は過ごしていました。
コンビニに走るよりはそっちの方がまだマシかなと。
それから、睡眠重視でしっかり休むようにします。たとえ１時間、２時間の短い時間の睡眠でもとれれば、翌日は全然違いますし、家でテレビやネットでダラダラ過ごすくらいなら、湯船に浸かってから寝た方がいいです。
あとはちょっとの時間でも歩いたり、階段を登ったりしながらリフレッシュできると、体がダルいというのもなくなります。
雑談はしない
職場で時間を取られる要因の１つは雑談です。
最近まで話題だったカープの話や、芸能の話などは職場のコミュニケーションとしてはいいのですが、あまり行き過ぎるとただの無駄な時間になりますので、忙しいときこそ、その誘惑に打ち勝つ必要があります。
だからあまり話の輪に入らないようにして、黙々と仕事をこなす。
周りの人をよく観察してみると、成果をあげる人というのは往々にして、無駄口を叩かず自分の仕事をコツコツとこなしているものです。
人の仕事が止まっている間に、うさぎと亀の寓話のごとく一歩一歩進んでいく、そんな感じです。
ですから、ぼくもそれを見習って、忙しいときだからこそ真剣に自分の仕事と向き合うようにしています。
もちろん、余裕があるときは話に入りますが、それもバランスの問題ですね。
デュアルディスプレイ、親指シフト、左マウスでガンガン資料作成
知的生産者は資料を作ってナンボです。その文書で人を説得しないといけないわけですから。
ぼくの場合はPowerPointは使いませんが、WordやExcelで多くの資料を作ります。
ですから、ちょっとでも資料作成を速くしたいと思い、導入しているのが、デュアルディスプレイと親指シフト、左マウスです。
ここらへんを使っていくと、劇的な変化というのはないかもしれませんが、少しだけ生産性は上がります。
少しでも作業効率を上げれば、その分考えるスペースが生まれますし、分単位で仕事をこなさなければならない日が多く、その数分が命取りにつながるという場合は助かるものです。
Excelはがっつり活用
数字などのデータを使って根拠ある資料を作ろうと思ったら、Excelは欠かせません、ショートカットキー、関数、ピボットテーブルなどを活用して素早くデータをまとめてわかりやすい資料を作る必要があります。
いちいち手打ちしていたら、日が暮れてしまいますから、Excelについて卓越しておくと後々自分が楽になります。
もちろん、ぼくもすべての機能を使いこなせているわけではありませんし、日頃あまり使わない苦手な部分もあります。それでも、いろいろ弄って使い方を覚えておくと数字の出し方のバリエーションが増えたり、IFで分岐させることができれば、自分の思ったようなデータをはじき出せます。
朝を制する者は…
やっぱり朝は最強だと思っています。朝の時間に仕事をすると、周りに人はいませんし、電話もかかってきません。職場で１人静かに仕事ができるというのは優雅ですし仕事もサクサク進みます。
朝は頭がよく働くから考えごとや難しい案件に取り組むには絶好です。それと同時に、作業系のタスクについてもサクサク進めることができます。頭が冴えていると午後や夜の時間帯に比べても作業スピードがすこぶる速いです。
朝５時や６時台に仕事をするととてもスピードを上げることができるので、これはマジでおすすめしたい習慣です。
自分を高める機会だと思ってガンガン仕事をこなす
つらつら書いてみましたが、結局のところスケジュールが厳しかったり、仕事量が莫大になるくらいで基本的な仕事のやり方というのは変わらないということですね。
基本は大切にしたいものですね
仕事の時間が多くなると、他の時間がなくなりますが、逆に生活がシンプルになって洗練されてくることがわかりました。
無駄にネットサーフィンをしたり、コンビニに寄って時間を潰すこともありません。やはり制約があると無駄が取り除かれていくんですね。
忙しいからといって、面倒くさそうにやってもいいことはありませんし、どうせやらなければならないことであれば、トレーニングだと思って取り組むことです。
逆境というのは自分が成長するための試練だと思っていますし、人は追い込まれたときこそ本領を発揮するものです。そうならないと本気で考えないんですね。
この忙しい時期も一生続くわけではありませんので、良い機会だと思っています。