仕事を早く終わらせようと思ったら、タスクそのものをこなすスピードも大事なんですが、そのタスクに着手するまでの時間も重要です。
でもタスクリストにあるのになかなか実行できない。
まさにこれからそのタスクを実行するべきなのに何をしたらいいかよくわからない。なので脱線してしまう。
それはタスクを見た瞬間に何をするべきかはっきりしていないからなんです。
だからそのタスクを見た瞬間に、具体的に何をどうするのかわかりやすくしておく必要があります。
仕事のスピードを上げるためにはタスクを細分化すること
タスクがわかりやすくなっていないと実行できない
そもそもタスクリストに「タスク」を加えたつもりになっていても、それが求める結果、つまりプロジェクトや大きめのタスクになっていることがあります。
たとえば「企画書を作る」「会議の準備をする」などの一見するとタスクに見えるようなものがあります。
実際に他のタスクと一緒にそれらのタスクが並んでいて、いざ着手しようとしたら躊躇してしまいます。
「つまり何をするんだっけ？」と。
具体的じゃないので「何を」「どうしたらいいのか」わからないんですね。
普通に仕事をしていたら、次々にやるべきことは発生するわけですが、それを思いついた瞬間にタスクリストにそのまま加えてしまうと、吟味していないので細かいタスクになっていないわけです。
なのでタスクを細かく分解してあげる必要があります。
見た瞬間にどのように行動したらいいかはっきりさせる
そのタスクを見た瞬間に「何を」「どうしたらいいか」がわかるレベルにする必要があります。
仕事を次々にこなしていこうと思ったら迷っている暇はありませんので、曖昧なタスクを分解していきます。
「企画書を作る」にしても、情報や資料を集めるのか、項目を書き出すのか、関係者に相談するのか、細かく見ていけばもっと分解できそうです。
そのときに注意したいのが、タスクを「名詞」ではなく「動詞」にすること。
「名詞」で終わらせてしまうと、やるのか、やらないのかがはっきりせずイメージしにくいので「〜する」というように動詞で終わらせるとイメージしやすいので、すぐに動くことができます。言葉の響きは大事ですね。
タスクをわかりやすくして、着手までのスピードを上げよう
日常のやるべきことをさばいていくには、タスクを見ながら迷っている時間をなくしたいものです。
だからできる限りタスクを細分化してわかりやすくしてあげる必要があります。
見た瞬間に何をどうしたらいいか分かるレベルですね。
こうしてあげると、タスクをどんどんこなしていくことができるので、気持ち良く仕事ができます。
タスクに着手するまでのスピードを上げてガンガンとこなしていきましょう。