タスクリストにネクストアクションがある安心感

urupha

8年前

ぼくは仕事では「TaskChute」というタスク管理ツールを使っています。

年末年始の休みの間は仕事がないので、当然のことながらTaskChuteは使えないわけなんですが、仕事が始まってから久しぶりにTaskChuteを使っていると、とても安心した気持ちなれるということに気づきました。

それは「ネクストアクション（次のタスク）」がある安心感です。１つのタスクが完了した後に、次にやるべき行動が明確に示されているとホッとするんですね。

仕事以外の日常生活でもタスク管理ツールは使っているのですが、それはどちらかというとルーティン管理であり、そんなに緊張感がないものなので切羽詰まることはありません。

しかし、これが仕事となると話が変わってきます。時間は限られていますし、その限られた時間の中で成果を出さないといけませんし、極力無駄な行動やミスはなくしていきたいところです。プレッシャー、緊張感があるわけです。

そんなときにタスクリストがあると１日を強力に推し進めてくれます。

タスクリストがないと、その日の仕事を頭の中だけで思いついた順番にこなしていくことになります。これだと１つのタスクが完了した後に、次に何をしていいのか往々にしてわからなくなるものです。

この忘れてしまっている時間、思い出す時間というのがもったいですよね。せっかくタスクが完了して小さな達成感が生まれ、リズムが出ているのに水を差すことになります。

「次に何をするんだっけ」と思ったらダメなんですね。

じゃあ、その日のタスクを全部突っ込んでおけばいいかといったらそんなこともありません。１つのタスクが終わったら、次に着手するタスクをその中から選ばなければなりません。これもまたムダです。いちいち判断することになりますからね。

だから仕事にリズムを生み出して次につなげるためには、１日の始めもしくは前日の終わりにタスクリストをちゃんとやる順番に組み立てておくべきなんです。

計画を立ててその順番通りにこなしていくと、仕事にリズムが生まれてきます。

１つのタスクが完了してすぐ次にやるべきことが示されていると、「何するんだっけ」と考える時間がなくなる分、テンポよくこなせるようになります。

「ネクストッ！」と思うわけです。

１つのタスクが完了して小さな達成感を味わっている中ですぐ次のタスクに着手することになるので気持ち良くこなせますし、やっていけば、日中はどんどん仕事をこなせるようになります。

そうやって１日を終えるころには完了したタスクが並ぶので、これまた達成感につながります。

だから１日の仕事をランダムにタスクリストに突っ込むのではなく、どういう順番にやっていけばいいか考えることがとても大事になってきます。

やるべきことが全部詰まっていれば、それはそれで抜けや漏れがないので安心できるわけなんですが、タスクをこなしていくときに着手する順番を判断することになる。

なので、ぼくの場合は始業前の静かな時間帯には、難しいタスク、じっくり考える必要があるものをまず最初に入れています。人が少ないので静かなので集中できるからなんですね。この時間帯にじっくり考える。いわゆる『７つの習慣』でいうところの第二領域。

仕事が始まったらワイワイ騒がしくなってくるので、じっくり取り組むタスクには向いていない。だから小さい簡単なタスクでまずはリズムをつくるように意識しています。

こうやってどんどんこなしていくことでスピードが生まれてきますので、より多くのタスクをこなせるようになりました。

自分がリズムをつくりやすい順番にタスクを決めておくって大事です。

タスクリストがちゃんとしていると安心して仕事ができる

タスクリストがないと頭の中だけで仕事をこなすことになるので、忘れやすかったり、時間がかかったりしてしまいます。さらにタスクリストを作っていても、それがちゃんとした順番になっていないと、いちいち考える必要が出てくるので、これまた時間がかかってしまいます。リズムが悪くなる。

だから自分がこなしやすいようにちゃんとした順番にタスクリストをつくっておく。そうすると忘れないだけでなく、１日にリズムを生み出してくれるタスクリストになる。これが安心感につながるということがわかりました。

この「安心」というのは、ただ忘れないだけでなく、ちゃんとこなせているという小さな達成感が安心感につながるということに気づきました。自分で自分をコントロールしている、今日の予定はこうで、現在地はここで、次はここだ、ということがわかる。これが安心ということですね。

タスクリストをただ単に作るだけでなく、順番まで考えておくと時間も有意義に使えますし、気持ち良く仕事ができますよ。

リズム良くいきましょう！