この「仕事を効率化するためにやっていること」シリーズも３回目を迎えました。いろいろと考えているんですが、まだまだありそうです。
というわけで、第３回目をいってみましょう。
仕事を効率化するためにやっていること
始業の１時間以上前に仕事場に来る
仕事を効率化するために一番必要なのが、ひとりで集中する時間を確保することだと思っています。日中なんてほぼ仕事にならない。
そこで始めたのが早朝出勤でした。具体的には始業の１〜２時間前に来て仕事をするわけです。これの何がいいかというと、誰にも話しかけられることがないので、中断することがない。割り込みタスクがないわけです。
１つの仕事に対して最短の時間で取り組むことができる。しかも朝の頭がクリアな時間帯なので、理解が難しい仕事や判断が必要な仕事に対して質を上げることができます。
また集中できるので理解しやすいです。これをずっと続けていると確実にレベルが上がりますし、仕事も早く終わります。仕事のピークを人とずらすだけでクオリティが上がるわけです。
デメリットとしては、せっかくの朝の時間を朝に使うことになることです。具体的にはブログを書く時間がない、ランニングをする時間がない。そんなところです。
なので、やってみて思ったのが期間限定でやった方がいいということですね。やっても３か月から半年、どんなに長くても１年間だけ、とかですね。
恒常的にやってしまうと機会損失がハンパないです。でも仕事の生産性はめっちゃ上がるので、一度はやってみることをおすすめします。めちゃくちゃ気持ちよく仕事ができます。
シングルタスクを徹底する
その日中に仕事をしていると人から依頼されたり、メールの対応をしたり、いろいろと割り込みがあります。
でもその都度気を取られてしまうと、一度取り組んでいる仕事が後回しになってしまい、再びその仕事に戻ったときにイチから思考しなければならなくなります。
そういった思考の行ったり来たりをなくすためにもシングルタスクは絶対だと感じています。その方が集中できるので、一気に終わらせやすいです。
ショートカットキーは使えるだけ使う
Excelなどにしてもショートカットキーが多く設定されています。該当の機能を使うためにいちいちマウスを使ってカーソルを合わせていたら時間がかかってしまいます。
また、時間がかかることを何回もやっていたら、仕事をやればやるほど時間を失ってしまいます。なので、ショートカットキーを覚えてできるだけ手間をかけずに必要な操作を行うのがいいです。
チェックリストを作る
ほとんどの仕事は次も同じことをします。定期的なものについては、最初の作業時に手順を記録しながら進めていくと、次回はそれを使うだけで作業を効率化することができます。
最初だけ面倒なのですが、次回からは細かい微調整をしていくだけで、ほぼ完璧なチェックリストを作ることができます。そうすると判断に迷うことがなくなるので、やればやるほど短時間で終えることができます。これはかなりおすすめ！
メリットとデメリットを考える
何か判断に迷うことがあった場合、メリットとデメリットを考えるようにしています。具体的な案があった場合、A案だとこういうメリットとデメリットがあり、B案だとそういうメリットとデメリットがある。それを比べてどちらを採用するかということです。
ここを曖昧なまま漠然と考えていたら時間がいくらあっても足りません。だから、良い面と悪い面の両方の情報を出し、総合的に判断するようにします。
最後は決めの問題
そうやって判断に迷うことがある。メリットもあるけど、デメリットもある。そういうときは最終的には決めの問題だと思っています。間違った判断をしたときに苦情が来てもそれを甘んじて受け入れる。そういった覚悟の話です。
結局は何をやっても誰かが損をすることもあるし、どこからか批判が飛んで来るかもしれません。でも、そういったものも受け入れる。結局のところ、正解はないので、そうやって決めることが判断を早くする秘訣だと思っています。
雑談はしない
僕は基本的に無口というか、淡々と黙々と粛々と仕事をこなしていく人間です。これは過去に人を見ていて思ったのですが、周りでガヤガヤ騒いでいる間に、いちいち一喜一憂している間に、黙々と自分の仕事を進めていく。
まるで寓話の亀のように一歩一歩着実に歩を進めていく。そんな先輩がいました。だから自分からは積極的に人に話しかけることはせずに、聞かれたら答える程度でした。
でも、その人の仕事ぶりはいつの間にか完成させていて、しかもクオリティが高い。他の人が騒いでいる間に黙々とやっていたわけです。それを見習って僕もやりたくない仕事に文句や愚痴を言うのではなく、自分の責務を全うするために、やるべきことをやるというスタンスで仕事に臨むようになりました。
そうすると手が止まることがないので、確かに仕事の速さと質が上がりました。別に雑談がなくても仕事ができることの証明でした。そっちの方が結局信頼に足る人物になれるということです。
まとめ
こんな感じで今回もまとめてみました。使う道具だけでなく、意識の面でも仕事を効率化することができます。常に効率化を考えていると自然と無駄なことはしなくなりますし、ただ仕事が速くなるだけでなく、より正確に確実に行えるようになります。その繰り返しなんですね。
こんな僕もまだまだだと思いますし、無駄なことってまだまだやっていると感じていますし、もう少し生産性の高い動き方ができないものかと常に考え続けています。
周りに流されることなく、自分の軸を持って仕事をしていくことが大切ですね。