時間管理のマトリックス(緊急度×重要度)でタスクの本質を見極めよう!(前編)

時間管理

どうも、うるふぁ(@urupha)です。

効果的なタスク管理を行い日々の仕事を遂行していくためには、タスクの性質を知っておく必要があります。

タスクリストに並んだタスクには、すべて平等な価値があるわけではなく「緊急度」と「重要度」で図れるものさしがあります。

それが「時間管理のマトリックス」と呼ばれるものです。

これは『7つの習慣』で提唱されている概念であり、時間の過ごし方は大きく4つの領域に分けることができるといいます。

今日はこの時間管理のマトリックスに対するぼくの考え方を書いてみたいと思います。

時間管理のマトリックス(緊急度×重要度)でタスクの本質を見極めよう!(前編)

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『7つの習慣』における「緊急」とは「すぐに対応しなければならないように見えるもの」であり、「重要」とは「あなたのミッション、価値観、優先順位の高い目標の達成に結びついているもの」と定義しています。

ですが、日常のタスクはさまざまなものがあり、これらの定義だけでは大別できないことがあるのも事実です。

第一領域(緊急で重要)

緊急かつ重要である第一領域は、締め切りのある仕事や電話対応、突発的なトラブルやクレーム対応など、いますぐに対応しなければならないものです。重要であるがゆえにやらなければ仕事に重大な影響を与えてしまいますので、避けて通ることができません。

『7つの習慣』においては「問題」あるいは「危機」と呼ばれるものを指しています。

即時の対応を要するものは文句なしに第一領域ですが、日常の基本的な仕事、締め切りが決まっていて逆算してやっている通常業務などもここに入ってきます。

つまり、多くの仕事は第一領域だということです。トラブルやクレーム対応だけではないということですね。

第二領域(緊急ではないが重要)

一見、緊急ではないのでいますぐにやる必要はないのですが、長期的に見るととても重要なことがこの第二領域です。

長期的な計画を立てること、準備や勉強など必ずしもやっておく必要はありませんが、常日頃からやっておけば仕事の成果を著しく向上させるインパクトがある活動です。

『7つの習慣』ではここに時間を投下することを重要視しており、取り組むためには主体性が必要だと述べています。

第三領域(緊急であるが重要ではない)

緊急ではありますが、重要ではないものが第三領域であり、一般的には雑用といわれるもので時間の浪費となるものです。

やらなければ仕事に致命的な影響を与えるまでもないのですが、どうしてもやっておかなければならないことですね。

自分が参加しなくても進められる会議や報告会、形骸化している日報作成やメール作成などの無意味なルーティン業務などです。

本当に必要なのかどうか疑うべきなのでしょうが、惰性で続けている面が多い領域です。

第四領域(緊急でも重要でもない)

最後の第四領域は、緊急でも重要でもない行わなくても何ら影響のないことです。

ネットサーフィンや無駄話、喫煙、待機時間など暇を持て余しているがゆえに逃げ込んでしまう部分です。

4つの分類でタスクの本質を追求する

タスクを反応的にこなしているのか、それとも主体的にやっていくのかで大きく結果は異なってきます。

そのための分類がこの時間管理のマトリックスです。

タスクリストを作る際にこれらの4つの領域のどれにあてはまるか意識すると、仕事に対する取り組み方が変わってきます。

反応することに終始しているのか、主体的にやっているのかで自分の中の気持ちが大きく異なるからです。

緊急対応的な部分が多くなると、どうしてもやらされ仕事に埋没している感覚が出てきますので楽しくないですし、さらに締め切りが迫ってくることで時間に余裕が感じられず、精神的にもよくありません。

それに対して主体性を持って臨むことができていれば、仕事を自分でコントロールしている感覚が得られますので、よりクリエイティブになれます。

時間にも余裕が出てきますので、さまざまなアイデアが浮んできますし、どんどん攻めてやろうと思えます。

タスクにはこれら4つの領域があるということを知っておくだけで意識が変わります。

では、次回はこれら4つの領域に対してどのように対応していけばいいか考えてみたいと思います。