前回に引き続き、デスクをきれいにするコツをお送りしたいと思います。
▼デスクをきれいにするコツ
（１）デスクをきれいにするメリット←まえここ
（２）書類を片づけよう←いまここ
（３）引き出しを片づけよう
私物を自宅に持って帰る
まずは、不必要なモノを無くしていく作業からです。こんなものがデスクにありませんか？
- 景品でもらったフィギュア
- 今すぐ使わない書籍
- あると助かるお菓子
- 何かと役に立つボックスティッシュ
仕事に直接使わない私物は、デスクをきれいにする上では邪魔になってしまいますので、この際、自宅に持って帰ってしまいましょう。
スッキリさせることが大切なので、どうしても必要となれば、片づけた後に持ってきましょう。
デスクの上に散らかっている書類を片づける
まずは、デスクの上に散らかっている書類を片づけていきます。いろんな書類が散らかっている状態だと思います。でも、すべての書類は次の3種類に分類することができます。
- 廃棄
- 保管
- 現在進行中
１ 不要な書類は捨てる
裸のままでデスクの上に散らかっている書類、あるいはバインダーに挟んだままの状態、もしくはクリアファイルに入れたままの書類などは、そのままデスクの上に置いたままにせず分類します。
パソコンの中にデータとして保存されている紙の資料は、問答無用で捨てます。
必要であれば、もう一度プリントアウトすればいいので、一旦は捨ててしまいましょう。
配付された資料など、データとしては無いけれど、明らかに不要だと判断できる書類も捨てます。
完了したプロジェクトの関連資料、終了した会議、研修の資料などで、もう二度と見ることがないと断言できる書類です。
では、捨てていいものかどうか自信がないものはどうしたらよいのでしょうか。
２ 保管すべき書類はファイリング
- いつか見返すかもしれない参考資料
- 完了したプロジェクトの資料で、保管しておく必要がある書類
- とりあえず捨てたら困りそうな書類
今回の目的は、あくまでもデスクをきれいにすることですので、ほとんどはこっちになるんじゃないかと思います。
捨てるか残すか迷ったら、とりあえず保管で間違いないです。これらの書類は、裸でデスクの上に置いておくのではなく、必ずファイリングをします。
ここでは、細かい分類までは言いません。デスクの上からなくすことが目的ですので、一旦ファイルに綴ってしまいます。
後述しますが、保管文書をクリアファイルに入れてはいけません。
保管文書はパイプファイルに入れます。または、1枚ものの書類で参考によく見るもの（データや連絡先）は、クリアブックに入れます
３ 現在進行中の書類はクリアファイルへ
残った書類は、実際に今進行している仕事の書類になるはずです。これはクリアファイルに入れます。
なぜクリアファイルかというと、出し入れがしやすく、プロジェクトごとや締め切りごとなど分類がしやすいからです。
カラーのものは使わず、無色透明のものを使います。
まとめ
これでデスクの上から書類はなくなったはずです。
コツは、書類をペラ1枚で放置しておかないことです。
書類は必ず廃棄するか、パイプファイル、クリアブック、クリアファイルなど、どこかに行くはずです。
次回は引き出しを片づけていきたいと思います。
▼デスクをきれいにするコツ
（１）デスクをきれいにするメリット
（２）書類を片づけよう←いまここ
（３）引き出しを片づけよう←つぎここ
