タスク管理 urupha

タスク管理を徹底的に学ぶにはブロネク「タスク管理のお話をするネク」を観よ！

ブロネク

タスク管理というものをやっているのですが、もっと深く学びたいと思い、最近、タスク管理や時間管理に関するブログや書籍を貪り読んでいます。

そんな中、ブロネクでタスク管理の回がありますので、そのメモを残しておきたいと思います。

タスク管理のお話をするネク

【参加者】
jMatsuzaki(@jMatsuzaki) jMatsuzaki
はま(@Surf_Fish)はまラボ
ばんか(@bamka_t)あなたのスイッチを押すブログ
大谷大(@delaymania)delaymania

タスク管理とは

（はま）
やりたいこと、やらなければならないことを自分の頭の中だけでやらず、外部ツール（紙、アプリなど）を使ってやること。

（jMatsuzaki）
タスク管理のその先にあるものが大事。
やるべきこととやりたいことを一致させること。
究極的には仕事が遊びになること。
遊びの時間を増やす手法でありつつ、遊びの密度・濃度を高める手法。
乗り気じゃない作業を効率的に回すため。

（大谷）
１日24時間じゃ足りなくて、どうにもならなくてすがったものがタスク管理。

（ばんか）
なぜやるか。自分が持っている持ちものを正しく理解したい。
やらなければならないこと、やりたいことを理解したい。
効率的にこなすことで、遊びを持ちたい、考える時間を持ちたい。

（jMatsuzaki）
頭を使わなくていいことに頭を使わない。
雑多なことを半自動的にして、自分はより複雑で創造的な仕事に没頭したい。

（ばんか）
過去に１回やったことは、２回目以降考えなくてもいいように。（企業でいうマニュアル）

プロジェクトの再現

（はま）
Evernoteに行動記録を残しているのでそれを再利用する。
作業時間の見積もりについては、毎日やるような頻繁に起こるルーチンについて、真剣に時間の見積もりを取っている。
最初は何をやったかをひたすらEvernoteに記録していく。
次に同じ作業をすることになったら、検索て過去の記録を引っ張ってくる。ノートをコピーしてチェックリストとして使う。

（「記録を残せない」に対して）
もう１回見るときに、これだけあればわかるレベルでよい。
全部残す必要はない。
１回記録に助けられると、残そうと思える。
ログを残すことが目的になると続かない。

（jMatsuzaki）
タスク管理、時間管理をする上で、記録することが重要だと認識することはすごいこと。

飴乃ちはれさんからの質問

（はま）
１つの文章に行動は１つにする。（Doは１つ）
５W２Hで面倒くさくない範囲でつける。
次にそれを見たときに思い出せるように。
中途半端に書くと未来の自分は本当に信用できない。

（ばんか）
未来の自分は赤の他人。

（はま）
「明日の自分がどうにかするだろう」という楽観的思考の人が多い。明日の自分は同じくらいか、それ以下で考えておいた方がうまくいく。

（ばんか）
明日の自分に対してバトンを渡す。（他人なので）
明日の自分はゼロの状態から始まるので、明日の自分のためにどうやって形に残すか。
日記は未来の自分に宛てて書く手紙。
文章は話し言葉で。その方が、書きやすいし、見返したときに楽しい。
「喜怒哀楽」で残すとラク。

タスク管理の恩恵

シンタロヲフレッシュさんからの質問

（はま）
１か月の労働時間が数十時間減ったが、業績は上がった。
ログを取っていると未来を予測できるようになる。
子どものおむつやミルクがいつ必要かわかるのでルーチンにできる。
子どもに振り回されて何もできないということにならない。

（jMatsuzaki）
緊急対応を減らす。
何かが足りなくなったときに緊急に買いに行くことや緊急の依頼を事前に予防できる。
時間が豊かになる。

大谷さんからの質問

箱のティッシュ、トイレットペーパーがなくなってから買いに行くことが多い。どうやって防ぐか。

（jMatsuzaki）
「定期的にチェックする」というタスクにする。
まずは週１回くらいで先手を打つようにする。
間隔をメンテナンスしていき、自分にベストな期間にする。
１個をチェックするのが１タスクだと時間がもったいないから、週に１回○○系（風呂場の用品）をチェックするタスクにする。
チェックするモノをリストアップしておいて、まとめて買う。
メールも来るたびにチェックするのではなく、定期的に自分からチェックするタスクにする。
場当たり的な対応をなくす。

記録の方法

おおひがしさんからの質問

（jMatsuzaki）
メインのログは行動記録＝TaskChute
ノートパソコンがなければiPhoneで写真を撮り、後で転記する。

（はま）
TaskChuteで行動記録を取る。
外出先では取らない。
「外出していました」という記録になる。
Foursquareでチェックインしているので、過去の出張の移動時間を見る。
パソコンの前にいなかったら「いなかった」時間になる。
部屋を移動するときは、パソコンを持って移動する。
パソコンを持っていけないときはTaskChuteを印刷して持って行き、開始時刻と終了時刻を書いて、席に戻ったら入力し直す。
本当に重要な記録以外は、必死になって残さない。
何のログが重要かは自分じゃないとわからない。

続かないログ

  • 大谷　健康系
  • ばんか　Toggl系
  • jMatsuzaki　食事（興味がないのは続かない）
  • はま　家計簿（なんとなくつけたらいいんじゃねで、つけた後どうするかが決まっていないと面倒くさくなる）

（ばんか）
家計簿は溜める。
財布にレシートがパンパンになったらレシートを撮る。
まとめてやった方が自分に合う。
それをなぜやるかが最も重要。

（jMatsuzaki）
取る項目は変えている。
先月、睡眠のリズムが崩れたから、今月は睡眠を重視して記録を残そう。
その時々で変えている。

（ばんか）
１年前に必要としていたものが、１年後必要となるかはわからない。
「僕の来た道」はコレクション魂（男の子ならではのコンプリート魂）
Evernoteのカードビューは爽快！
ログを取ることを楽しむ。
分析するなら、優先順位をつけて、経過を見て、レビューして、変化を記録するべき。

（はま）
興味があるものは何でも記録してみたらいい。
１週間、２週間後に見返してみて、必要かどうか判断したらよい。

（jMatsuzaki）
プロジェクト管理の方法
Toodledo
TaskChute
Googleカレンダー
Excel

実行したログはEvernoteへ。
過去のプロジェクトを再現するときは、TaskChuteのプロジェクトでフィルタリング。

（はま）
Evernoteにプロジェクト管理と作業記録か残っている。
コピーしたら作業のチェックリストになる。
再度入力はしない。

（jMatsuzaki）
完全に手順化できるものはEvernoteに入っている。（チェックリスト化）
複雑なものはログからToodledoへ。

タスク管理の手法

「GTD」と「GTDチック」の違い。
GTD→５つのステップを踏んでいるかどうか。
GTDチック→GTDの思想を踏まえた上でカスタマイズしている。
回らなくなったら問題。（どちらでもよい）

（jMatsuzaki）
７つの習慣はトップダウンに強い。
GTDはボトムアップに強い。

（はま）
トップダウンの難しいところは、５年後の理想の自分に対して今週のフィートバックがわかりにくい。
そこを情熱で持っていくのか、フィードバックの軸を作れるのかが分かれ目。
情熱だけでは生きていけないが、人生を賭してやりたい思いがあればできるが、それを見つけるのは難しい。
５年後の描く自分が情熱を持ってやりたいことなら、多少フィードバックが曖昧でもやっていける。
それができる人はなかなかいない。

（jMatsuzaki）
「５年後どうなっているかなんてわかりゃしない」目安でしかない。
なぜ目標を立てるかというと、変化を起こしたいから。
今の想像を絶する変化を起こしたいから、今どんな新しいことに挑戦して、５年後はどんな新しいことに挑戦して、ドでかい変化を起こしたいのが根本にある。
計画どおりにいかなくて全然いい。
変わっていければもっといい。

（ばんか）
横道に逸れたことをストレスと感じる人は失敗する。

（大谷）
「横道ですら足し算なんだよね」

（jMatsuzaki）
その発想で５年後の目標を立てていければいい。
毎日１％ずつ成長するための計画
５か年計画を立てるときに陥りやすいミスは、５年後どうなっているかを考えるとダメ。
５年後どうなっているかを決めるのではなく、明日何をやるかを決めるもの。
計画を立てるゴールを間違えると破綻する。
あくまで今何をするか。焦点は今日、明日。

（ばんか）
そこに向かっていく目線は向けつつ、門戸は叩き続けなければならない。
あまり肩肘張らず、全部が全部を管理しようと思わないこと。

（はま）
なぜタスク管理をするのか。
自由に楽しく生きたい！
時間がないから何かを諦める、○○だから何かを諦めるというのは我慢ならない。
自由に行動するための武器としてタスク管理をしている。
タスク管理に縛られるのも我慢ならないので、気楽にやりましょう！

（ばんか）
ツールに使われている感がある。Toodledoありきみたいな。
ツールから入ると縛られやすい。

（大谷）
方法論、目的がないとツールに踊らされる。
紙でもなんでもいい

（jMatsuzaki）
タスク管理に堅っ苦しいイメージを持つともったいない。行動の管理と言いつつも、その先にあるのは力の解放。
「管理」じゃなくて「解放」。
底力を100％解放するために管理する。
タスク管理の果てに金髪になれる。

おわりに

聴き終わって思うのは、皆さん目的をもってやっているということですね。話の途中でもありましたけど、ツールありきで考えてしまい、ツールを使いこなすことを目的としてしまうと、挫折しやいすいです。

あくまで、自分は何のためにタスク管理をやるのか、なぜこのツールを使うのか、そこを突き詰めて考えていく必要がありますね。普通の人はこんなことやりませんからね。

何かしら目的なり、目標なり、やりたいこと、達成したいことがあるからこそ、こういう技術を学ぶわけなので、そこの軸は持っておきたいですね。

それから、jMatsuzakiの計画の話が素晴らしすぎました。５年後の目標を達成するための計画ではなく、あくまで今日、明日何をやるか、どんな変化を起こすのか、そのための計画ということです。

確かに、５年後どうなっているかなんてわかりません。でも、今日、明日に変化を起こし続けていれば、それを繰り返していけば、とんでもないところに行くことができるかもしれません。

何もやらなければ何も変わらないままなのは、自明ですから、可能性が低いにしてもやってみる価値はあるということです。

繰り返し見たい動画ですね。

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