仕事の効率がアップする2種類の付箋の使い方

付箋

付箋って便利ですよね。ちょっとしたメモを書いてパッと貼れるので機動性に優れていますし、貼る場所を変えたり、人に渡したりできるので重宝しています。

薄くて小さいのに縁の下の力持ちってところですね。

さてそんな付箋ですが、今日はぼくが仕事をする上で、どんな付箋をどのように使っているのか紹介してみたいと思います。

いままで試行錯誤しながら、いろんなサイズの付箋を試してみましたが、結局のところシンプルな使い方に落ち着いています。

仕事の効率がアップする2種類の付箋の使い方

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付箋は3Mの「ポスト・イット」シリーズを使っています。大きさは次の2種類を使っています。いろいろなタイプがありますが、試行錯誤の結果、これじゃないと落ち着かないようになってきました。

  • サイズ:75mm×75mm(ノート)
  • サイズ:75mm×25mm(ふせん)

これより小さいものもあるのですが、小さすぎてあまり文字を書けないので、現在は使っていません。

また、フィルムタイプはフリクションボールとの相性が悪く、すぐに乾いてくれませんので紙タイプのものを使っています。

最近はたくさんのバラエティーに富んだ付箋が発売されていますが、できるだけゴチャゴチャしていないシンプルなものがいいですね。

ちなみに、職場の付箋は無くなることが多く、経費削減のため種類も限られていて、好きな色を使えないので、自分で買うようにしています。

1枚だけを片手でサッとはがせるので、デスクの一番上の引き出しに入れたままにしています。

ノート(75mm×75mm)

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比較的大きなタイプで、いろいろ書き込むことができます。正方形なので情報をまとめるのに向いています

とはいっても、リングノートに比べたら小さいですから、そんなに情報量は書き込めません。

ですから、次のような使い方をしています。

伝言メモ

人が不在だったときに、その人に対して電話がかかってきた場合に伝えるために使います。

ネットで「伝言メモ」と検索すれば、フォーマットが出てくるのでそれを使う方法もあります。

しかし、いちいちプリントアウトして、切って使うのが面倒なことと、そこまでしなくても、いつ、誰から、何の用件なのか、伝えるべきことが自分の中で確立しているので、フォーマットを使わず付箋に書くようにしています。

こっちの方が早いんですね。でも、その人が席に帰ってきたら忘れずにフォローをしています。

持ち物メモ

会議などに出席するときに、「これを忘れたら困る」という資料を列挙しておきます。

あるいは必要な文房具などを書き出しておきます。こうすることで会議などに出席するときに忘れずに済みます。

検討メモ

何か課題を解決するときにパッと思いついたことを列挙して書き出します。

メモ用のリングノートに書くこともあるのですが、より小さいスペースに書き出そうとすることで、より思考が集中できるような気がします。

これは好みというかぼくだけかもしれませんね。

もちろん大きく使いたいときはB5のリングノートに書いていますが、それでも足りない場合は、ノートの次のページに移るのではなく、はじめからA4サイズのコピー用紙に書くようにしています。

こっちの方が俯瞰できるのでより検討しやすくなります。

付箋の場合、限られたスペースに書き込むことになるので、より集中力が高まりますし、最低限のことを書こうとするので頭がよく働きます。

ふせん(75mm×25mm)

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こちらの方が使用頻度は高いです。基本的には資料が綴られているファイルの参考となる資料に目立たせるために貼っています。

他の使い方として次のようなことがあります。

タスク・スケジュール

すぐにやるタスクや、絶対に忘れてはいけないスケジュールを書き出しています。

あとでやるタスクなど、比較的余裕があるものはリングノートに書き、TaskChuteに転記して、タスクを実行するタイミングを決めていきます。

しかし、このあとすぐとか、午後イチなどスピードが求められる場合は、ノートを介していると忘れてしまいますので、パソコンのディスプレイやキーボードに貼り付けて「異物」としておくこと目立たせるようにしています。

こうすることで、今日必ずやらないといけないことや重要な会議などを絶対に忘れることがありません。

基本的にはTaskChuteでタスクを管理しているのですが、バタバタやっているとTaskChuteを見逃してしまうことが往々にしてあり得ます。

ですから、TaskChuteにタスクを登録した上で、付箋に書き出してデスクに貼り付けておくということもやっています。

ぼくは、デスクの上には何もない状態をキープしているので「異物」があるとそれを取り除きたくなるんです。

だから、絶対そのタスクを逃すことはありません。

心構え・気をつけること

心構えや気をつけることを書き出して、デスクマットに挟んでおきます。

名言を書いたり、「スピードにこだわっているか」や、「丁寧にやっているか」など、気をつけていないと忘れがちなことを書いて常に目に見えるようにしています。

それから、覚えたいショートカットキーなども書いています。常に目に見えるようにしておくことで、使える場面でパッと使えるようになります。

ショートカットキーを使うことが習慣化したら付箋は捨てています。

付箋はとても便利なのでガンガン使おう!

付箋は普段はまとまった塊としてあるわけですが、使うときには1枚だけをはがして使います。

貼ってはがせる小型の紙がこんなに便利だとは、なんということでしょうか。

いろんな使い方ができると仕事のやり方にも幅が出てきて、効率良く仕事を進めることができますよ。